Van sollicitatie tot onboarding: “Mensen op hun gemak laten voelen staat bij ons centraal”

Zo’n 220 medewerkers telt smartphoto intussen, maar daar blijft het niet bij. Als groeiend e-commercebedrijf met veel ambities is smartphoto regelmatig op zoek naar nieuwe collega’s. Een vaste functie in marketing of bij de technische dienst? Een tijdelijke rol als extra werkkracht in de eindejaarsperiode? Het sollicitatie- en onboardingproces verloopt zoals altijd in het Wetterse bedrijf op een open, transparante manier en met een smile.

Wat begon als een klein familiebedrijf heeft zich ontpopt tot een sterke multinational. Maar ondanks de serieuze groei van de afgelopen jaren is die familiale sfeer altijd blijven hangen bij smartphoto. En dat wil iedereen in het bedrijf liefst ook zo houden, zegt HR officer Margaux Pappijn (links op de foto). “We vinden het belangrijk dat mensen zich hier thuis voelen, op hun gemak. Iedereen kent elkaar ook, van ver of van dicht, en kan om het even wie persoonlijk aanspreken. Hier zijn geen ‘mevrouwen’ en ‘meneren’.”

Wél zijn er warme mensen, die open durven zijn, hun stem laten horen en sterk in hun schoenen staan, volgens Margaux. “We hebben een losse, respectvolle en positieve sfeer bij smartphoto en moedigen medewerkers aan om banden te smeden met elkaar. Niet iedereen moet de beste vrienden worden, natuurlijk”, lacht de HR officer. “Maar we hechten er wel veel belang aan om er te zijn voor elkaar. Als iemand met iets zit, dan moet die daar ergens mee terechtkunnen. Bij HR, uiteraard, maar evengoed bij een collega of leidinggevende.”

Vlotte sollicitatierondes

Bij smartphoto is die bedrijfscultuur van grote waarde. Net daarom zal tijdens een sollicitatieproces niet alleen gelet worden op competenties, vult Margaux’s collega Lisa Creël (rechts op de foto) aan. “Als we sollicitaties binnenkrijgen, doen we vanuit HR vaak al een eerste screening op basis van cv en motivatiebrief. We checken dan of die kandidaat qua persoonlijkheid zou passen in ons bedrijf”, zegt Lisa. Maar de HR officer verduidelijkt meteen: “Natuurlijk hangt veel af van de functie waar iemand voor solliciteert. Van iemand in marketing verwachten we andere kwaliteiten dan van een IT-profiel, bijvoorbeeld.”

Omdat de verschillende afdelingen bij smartphoto erg autonoom werken, worden de cv’s al snel richting de leidinggevende van de desbetreffende afdelingen gestuurd. “Zij nemen voor een groot stuk de leiding in het sollicitatieproces, maar vanuit HR raden we wel aan om niet te veel rondes te organiseren. De eerste ronde is meestal een gesprek met iemand van HR en de directe leidinggevende. Het tweede gesprek is dan met de directe collega’s. Dat stimuleren we, want zo kan iedereen aanvoelen of het een goede fit zou zijn. Een derde gesprek is meestal al meteen een contractvoorstel”, legt Lisa uit.

Sommige leidinggevenden nemen graag nog een test af. “Een proef of persoonlijkheidstest kunnen dienen als bevestiging”, zegt Lisa. “In het eerste geval gaat het om een oefening of taak die sollicitanten moeten maken. Aan iemand die solliciteert voor de rol van designer vragen we bijvoorbeeld om een ontwerp te maken van een nieuw product. De persoonlijkheidstest kan helpen om snel te weten te komen of iemand eerder introvert of extravert is, een team player of toch niet.”

Voor de ‘klik’ gaan

Die tests zijn geen rocket science, maar geven wel een goed beeld van de competenties of persoonlijkheid van een kandidaat. Vooral dat laatste is belangrijk bij smartphoto, zo hebben Margaux en Lisa zelf ondervonden. Beiden zijn ze in het najaar van 2020 gestart nadat ze voor dezelfde vacature hadden gesolliciteerd. “HR was maar op zoek naar één kandidaat, maar ze hebben ons uiteindelijk allebei aangenomen”, lacht Lisa. “Ze konden niet kiezen en hadden bij ons beiden een goed gevoel. Nochtans was Margaux al iets sneller inzetbaar door haar ervaring in payroll, ik moest nog wat bijleren. Toch zijn onze leidinggevenden gegaan voor de ‘klik’, voor de mensen bij wie ze een positief gevoel hadden. Dat zegt veel over smartphoto; het is een bedrijf dat veel kansen biedt en voor mensen gaat.”

Ook Margaux heeft heel snel die smartphoto cultuur gevoeld. “Mijn eerste sollicitatiegesprek was geen aframmeling van de ene na de andere vraag. Het was gewoon een gesprek over interesses en ervaringen. Ik zat direct op mijn gemak, nochtans ben ik iemand die voor zo’n dingen altijd gestresseerd is. Twee uur later was ik nog aan het babbelen met de twee HR-medewerkers die me interviewden. We waren de tijd uit het oog verloren, dat was voor mij een goed teken.”

Een bekend gezicht

Dat goede gevoel willen Margaux en Lisa ook meegeven wanneer een nieuwe collega voor het eerst naar kantoor komt. “Een week op voorhand krijgen ze een mail over hun onboarding”, leggen de dames uit. Daarin staat wanneer ze worden verwacht en waar, dat ze eerst met HR zullen samenzitten, dan naar hun team gaan, samen zullen lunchen, enzovoort. “Dat overzicht geeft hen een houvast voor de eerste werkdag. Die mail is heel los en informeel, zoals we bij smartphoto zelf ook zijn. We trekken die lijn dus meteen door. Net zoals we met al onze medewerkers open en transparant communiceren, doen we dat dus ook van in het begin met nieuwe werkkrachten”, aldus de HR officers.

De HR-medewerker die bij de sollicitatie zat, zal ook de nieuwe medewerker ontvangen op de eerste werkdag. “Een bekend gezicht op die eerste dag, dat is toch belangrijk hé”, vindt Margaux. “We overlopen met hen alle praktische zaken van werken bij smartphoto, nadien doen we een korte rondleiding in het gebouw en brengen we de nieuwe medewerker naar zijn team. Het bureau staat klaar met laptop en ander materiaal, dus daar moet een nieuwkomer zich al niets van aantrekken.”

Uitkijken naar de volgende dag

Margaux en Lisa vinden het belangrijk dat nieuwe medewerkers meteen een band kunnen opbouwen met de rest van het team. Daarom verloopt de onboarding ook in tijden van corona in levenden lijve. “We houden ons natuurlijk aan de coronamaatregelen”, zegt Lisa. “Mondmaskers, voldoende afstand, een beperkt aantal mensen in de ruimte, etcetera. Maar zo heeft die nieuwe medewerker op zijn minst al enkele collega’s gezien en kan die meteen opgenomen worden in de groep. Daar hechten we veel belang aan. En via video call is dat toch niet hetzelfde.”

Op het einde van die eerste werkdag moeten nieuwe medewerkers met een goed gevoel naar huis kunnen. “Het is belangrijk dat ze vinden dat we hun verwachtingen hebben ingelost. Dat ze onze open communicatiestijl en positieve werksfeer ook echt ervaren hebben”, vertelt Margaux. “En dat ze al uitkijken naar de volgende werkdag!”, pikt Lisa in. “Met een glimlach naar huis gaan en met een glimlach terug komen werken, daar hopen we op.”